1. Rappel du contexte et objet du document

Rocaminvest, exploitant la boutique en ligne DC Candles, vend des bougies artisanales et produits personnalisés via un site Shopify à des clients particuliers (B2C) et professionnels (B2B) situés principalement en Belgique et dans l’Union européenne. Les activités de vente impliquent la création de comptes clients, la gestion de commandes, de paiements et de livraisons, ainsi que l’envoi éventuel de newsletters et de communications commerciales.

Dans ce cadre, DC Candles doit respecter le Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) applicable dans toute l’Union européenne, ainsi que la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel. L’objectif de cette politique est d’informer de manière claire les clients B2C et B2B sur les traitements de leurs données, les bases légales, les destinataires, les durées de conservation, les droits dont ils disposent, ainsi que l’utilisation de cookies et d’outils tiers (paiement, expédition, hébergement Shopify, e‑mailing).

2. Identité du responsable du traitement et champ d’application

2.1 – Responsable du traitement
Rocaminvest SRL – DC Candles est le responsable du traitement des données à caractère personnel collectées via la boutique en ligne.

Dénomination : Rocaminvest SRL – DC Candles

Numéro d’entreprise : BE1009.820.082

Siège social : Belgique, Kastanjedreef 14, 7850 Lettelingen

E‑mail de contact général : candledc@outlook.com

DC Candles agit comme responsable du traitement au sens du RGPD lorsqu’elle détermine les finalités et les moyens du traitement des données de ses clients, prospects et visiteurs du site.

2.2 – Champ d’application de la présente politique
La présente politique s’applique à tous les traitements de données à caractère personnel effectués via :

le site de vente en ligne DC Candles (Shopify) ;

les formulaires de commande, de contact, de création de compte ;

la gestion des comptes clients B2C et B2B ;

les opérations de paiement et de facturation ;

les services de livraison et de suivi de colis ;

l’envoi de newsletters et de communications marketing, le cas échéant ;

la gestion des demandes d’exercice de droits en matière de données personnelles.

3. Catégories de données collectées

3.1 – Données collectées directement auprès de vous
Conformément aux principes de minimisation et de pertinence, seules les données nécessaires aux finalités décrites ci‑après sont collectées.

Données d’identification et de contact : nom, prénom, civilité, adresse postale, adresse e‑mail, numéro de téléphone.

Données relatives au compte client : identifiant, mot de passe (sous forme chiffrée par Shopify), langue de communication, préférences.

Données B2B : dénomination sociale, numéro d’entreprise, numéro de TVA, fonction, coordonnées professionnelles.

Données de commande : produits commandés, montants, date et heure, mode de livraison, adresse de livraison et de facturation, historique de commandes.

Données de paiement : moyen de paiement utilisé, statut du paiement, références de transaction fournies par le prestataire de paiement (les données complètes de carte bancaire sont traitées par le prestataire de paiement et non par DC Candles).

Données de communication : échanges par e‑mail, via le formulaire de contact, réponses à des enquêtes de satisfaction ou demandes de support.

Données marketing : inscription à la newsletter, préférences de communication, consentements ou refus de prospection.

3.2 – Données collectées automatiquement via le site (cookies et traceurs)
Lors de la navigation sur le site, certaines informations sont collectées automatiquement via des cookies ou technologies similaires, dans le respect du RGPD et de la législation belge.

Ces données peuvent inclure :

adresse IP tronquée, type de navigateur, système d’exploitation ;

pages consultées, produits vus, temps de visite, parcours de navigation ;

identifiants techniques relatifs à votre appareil et au navigateur ;

Les détails figurent dans la section « Cookies et outils d’analyse/marketing » ci‑dessous.

3.3 – Données provenant de tiers
Dans certains cas, DC Candles peut recevoir des données vous concernant de la part de :

prestataires de paiement (confirmation de paiement, statut de transaction) ;

prestataires de livraison (statut de livraison, retour de colis) ;

plateformes techniques (Shopify, outils d’e‑mailing) pour la gestion technique du site et des campagnes.

Ces données sont alors traitées pour les mêmes finalités que si elles avaient été collectées directement auprès de vous.

4. Finalités et bases légales du traitement

Conformément au RGPD et à la loi belge du 30 juillet 2018, tout traitement repose sur une base de licéité parmi celles prévues par l’article 6 du RGPD et la loi belge.

4.1 – Exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles
Base légale : nécessité pour l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles.

Finalités :

gestion des demandes d’information préalable à une commande ;

création et gestion du compte client B2C ou B2B ;

traitement des commandes, personnalisation des produits, facturation ;

gestion des paiements et de la comptabilité liée aux ventes ;

organisation de la livraison, suivi des colis, gestion des retours ;

service après‑vente et gestion des réclamations.

Ces traitements sont indispensables pour exécuter le contrat de vente conclu avec vous.

4.2 – Respect d’obligations légales
Base légale : nécessité pour respecter une obligation légale à laquelle DC Candles est soumise.

Finalités :

obligations comptables et fiscales (conservation des factures, pièces justificatives) ;

obligations en matière de droit de la consommation et de garanties légales ;

réponse aux demandes légitimes des autorités publiques ou judiciaires.

4.3 – Intérêts légitimes de DC Candles
Base légale : poursuite des intérêts légitimes de DC Candles, sans que ne prévalent vos droits et libertés fondamentaux.

Finalités :

gestion et sécurisation du site, prévention de la fraude et des abus ;

amélioration de l’offre de produits et de l’expérience utilisateur (statistiques internes, analyses anonymisées ou pseudonymisées) ;

gestion de la relation client (relance de panier, messages de suivi non promotionnels) ;

prospection commerciale auprès de clients professionnels B2B pour des produits similaires, dans les limites admises par le droit belge et européen.

Dans ces cas, DC Candles veille à mettre en balance ses intérêts et vos droits, et à limiter les données traitées au strict nécessaire.

4.4 – Consentement
Base légale : votre consentement libre, spécifique, éclairé et univoque, que vous pouvez retirer à tout moment.

Finalités typiques :

envoi de newsletters et d’offres promotionnelles par e‑mail aux particuliers ;

dépôt de certains cookies non essentiels à la navigation (cookies d’analyse avancée, de publicité ciblée, de réseaux sociaux) ;

participation à certains jeux concours ou opérations marketing nécessitant des traitements supplémentaires.

Le retrait de votre consentement n’affecte pas la licéité des traitements déjà effectués mais mettra fin, pour l’avenir, aux traitements concernés.

5. Destinataires des données et sous‑traitants

5.1 – Destinataires internes
Au sein de DC Candles, seules les personnes qui ont besoin de vos données pour remplir leurs missions y ont accès (par exemple : service clientèle, facturation, logistique/expédition, gestion du site).

5.2 – Prestataires et sous‑traitants
DC Candles peut faire appel à des prestataires agissant en tant que sous‑traitants au sens du RGPD.

Il peut s’agir notamment de :

Shopify : hébergement et plateforme e‑commerce ;

Prestataires de paiement : ex. Stripe, Mollie, PayPal ou autres, pour le traitement sécurisé des paiements ;

Prestataires de livraison : ex. bpost, DPD, DHL ou autres transporteurs, pour l’acheminement des commandes ;

Prestataires d’e‑mailing / newsletter : outils d’envoi de newsletters et de campagnes marketing ;

Prestataires informatiques : maintenance, sécurité, sauvegarde des systèmes.

Ces prestataires traitent les données uniquement sur instruction de DC Candles, pour les finalités définies, et sont soumis à des obligations contractuelles en matière de protection des données, de confidentialité et de sécurité.

5.3 – Autorités et autres tiers
Dans certains cas, DC Candles peut être tenue de communiquer des données à :

autorités fiscales ou judiciaires ;

conseillers externes (avocats, comptables) dans le cadre de la défense de ses droits ou de la gestion de contentieux.

Ces communications se font uniquement lorsque cela est requis ou autorisé par une disposition légale applicable.

6. Transferts de données hors Union européenne

Certains prestataires techniques (notamment Shopify ou certains outils d’e‑mailing ou d’analyse) peuvent être situés en dehors de l’Union européenne ou stocker des données sur des serveurs situés hors UE.

Dans ce cas, DC Candles veille à ce que les transferts soient encadrés conformément au RGPD, notamment en s’assurant :

de l’existence d’une décision d’adéquation de la Commission européenne pour le pays concerné ;

ou, à défaut, de la mise en place de garanties appropriées telles que des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, éventuellement complétées par des mesures techniques et organisationnelles supplémentaires.

Vous pouvez obtenir davantage d’informations sur ces garanties et, le cas échéant, une copie des mécanismes de transfert en contactant DC Candles via l’adresse e‑mail dédiée à la protection des données.

7. Durées de conservation

Conformément au principe de limitation de la conservation, les données sont conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, sauf obligations légales contraires.

À titre indicatif :

Données de compte client et de relation commerciale : pendant la durée de la relation contractuelle, puis pendant un délai lié à la prescription applicable (par exemple, 5 à 10 ans pour certaines obligations comptables ou fiscales en Belgique).

Données de commande et de facturation : durée légale de conservation comptable et fiscale applicable en Belgique.

Données utilisées à des fins de prospection : jusqu’au retrait de votre consentement ou à votre opposition, ou après une période d’inactivité raisonnable, sous réserve des délais de prescription.

Données liées aux cookies : durées de conservation propres à chaque catégorie de cookie (session ou durée déterminée), indiquées dans le bandeau ou tableau de cookies.

Au‑delà de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible à des fins statistiques.

8. Droits des personnes concernées

Conformément au RGPD et à la loi belge du 30 juillet 2018, vous disposez d’un ensemble de droits sur vos données personnelles.

8.1 – Droit à l’information et à la transparence
Vous avez le droit d’être informé de manière claire, compréhensible et accessible sur le traitement de vos données, ce que vise précisément la présente politique.

8.2 – Droit d’accès
Vous pouvez obtenir la confirmation que des données vous concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, accéder à ces données ainsi qu’à diverses informations (finalités, catégories de données, destinataires, durée de conservation, etc.).

8.3 – Droit de rectification
Vous pouvez demander la rectification des données inexactes ou incomplètes vous concernant.

8.4 – Droit à l’effacement (« droit à l’oubli »)
Dans certains cas, vous pouvez demander l’effacement de vos données, par exemple lorsqu’elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou lorsque vous retirez votre consentement pour un traitement fondé sur celui‑ci.

8.5 – Droit à la limitation du traitement
Vous pouvez demander la limitation du traitement dans certains cas (contestation de l’exactitude des données, traitement illicite, etc.), ce qui implique que les données ne pourront plus être utilisées, hormis leur conservation, pendant la période de limitation.

8.6 – Droit d’opposition
Vous pouvez, pour des raisons tenant à votre situation particulière, vous opposer à tout moment à un traitement fondé sur l’intérêt légitime de DC Candles, y compris au profilage lié à ce fondement.

Vous avez également le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données à des fins de prospection, y compris au profilage lié à une telle prospection ; dans ce cas, vos données ne seront plus traitées à cette fin.

8.7 – Droit à la portabilité
Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement ou sur l’exécution d’un contrat, et effectué à l’aide de procédés automatisés, vous pouvez demander à recevoir les données que vous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et les transmettre à un autre responsable de traitement.

8.8 – Droit de retirer votre consentement
Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait.

8.9 – Droit d’introduire une plainte auprès d’une autorité de contrôle
Vous avez le droit d’introduire une plainte auprès d’une autorité de protection des données si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés.

En Belgique, l’autorité compétente est l’Autorité de protection des données (APD).

Les coordonnées actualisées de l’APD sont disponibles sur son site officiel.

8.10 – Modalités d’exercice de vos droits
Pour exercer vos droits, vous pouvez contacter DC Candles :

par e‑mail : candledc@outlook.com ;

ou par courrier postal à l’adresse du siège de Rocaminvest SRL – DC Candles.

DC Candles répondra à votre demande dans un délai d’un mois à compter de sa réception, délai pouvant être prolongé de deux mois en raison de la complexité ou du nombre de demandes, conformément au RGPD.

En cas de doute raisonnable sur votre identité, DC Candles peut vous demander des informations supplémentaires nécessaires pour confirmer votre identité.

9. Sécurité des données

DC Candles met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté aux risques, notamment :

sécurisation des accès au back‑office de Shopify ;

limitation des accès aux seules personnes ayant besoin des données ;

utilisation de prestataires reconnus pour les paiements en ligne ;

mesures de sauvegarde et de protection contre l’accès non autorisé, la perte, la destruction ou l’altération des données.

En cas de violation de données susceptible d’engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, DC Candles respectera les obligations de notification prévues par le RGPD.

10. Cookies et outils d’analyse/marketing

10.1 – Principe général
Le site DC Candles utilise des cookies et technologies similaires pour :

assurer le fonctionnement technique du site et du panier ;

mesurer la fréquentation et améliorer la performance du site ;

proposer des contenus ou publicités adaptés, le cas échéant.

Les cookies non strictement nécessaires ne sont déposés qu’avec votre consentement, recueilli via un bandeau ou module de gestion des cookies conforme.

10.2 – Types de cookies utilisés

Cookies strictement nécessaires : indispensables pour la navigation, la gestion du panier, la sécurité du site ; ils ne peuvent être désactivés.

Cookies de performance et de mesure d’audience : permettent d’obtenir des statistiques anonymisées ou pseudonymisées sur l’utilisation du site (pages consultées, temps de visite, etc.) pour améliorer les services.

Cookies fonctionnels : mémorisation de vos choix (langue, préférences) pour améliorer votre expérience.

Cookies marketing / publicitaires : utilisés, le cas échéant, pour afficher des publicités ciblées ou mesurer l’efficacité de campagnes.

10.3 – Gestion de vos préférences cookies
Vous pouvez à tout moment :

accepter ou refuser les cookies non essentiels via le bandeau ou le centre de préférences ;

retirer votre consentement en modifiant vos choix dans ce centre de préférences ;

configurer votre navigateur pour bloquer ou supprimer certains cookies (ce qui peut toutefois affecter certaines fonctionnalités du site).

Des informations plus détaillées (liste des cookies, finalités, durée de conservation) peuvent être fournies dans une section spécifique ou un tableau accessible depuis le bandeau cookies.

11. Informations spécifiques pour les clients B2B

Pour les clients professionnels (B2B), DC Candles traite des données de contact professionnelles (nom, prénom, fonction, e‑mail professionnel, téléphone professionnel, données de l’entreprise) afin de

gérer la relation contractuelle et les commandes ;

respecter les obligations comptables et fiscales ;

envoyer, le cas échéant, des communications relatives à des produits ou services similaires susceptibles de les intéresser, sur la base de l’intérêt légitime, sous réserve du droit d’opposition à tout moment.

Les mêmes droits que ceux décrits ci‑dessus (accès, rectification, opposition, etc.) s’appliquent aux personnes physiques agissant pour le compte de clients B2B.

12. Modifications de la présente politique

DC Candles peut adapter la présente politique afin de tenir compte de l’évolution de ses traitements, de la législation applicable ou des recommandations des autorités de contrôle.

En cas de modification substantielle, une information appropriée sera fournie sur le site (par exemple, bandeau d’information ou e‑mail si nécessaire).

La version en vigueur est celle publiée sur la page « Privacy Policy » du site au moment de votre visite.